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Dando continuidade à série de novas práticas de gestão, no artigo de hoje, vamos te apresentar um modelo de gestão ágil: o SCRUM. Você já ouviu falar? Ele não é tão desconhecido assim no mundo do desenvolvimento de projetos, principalmente os tecnológicos, mas nem todos sabem que podemos aplicá-lo no dia a dia com nosso time. Sabia disso?
Só para dar uma refrescada na memória, vamos recordar que:
A gestão ágil nasceu nas indústrias de software e tecnologia para se contrapor aos métodos tradicionais de gerenciamento. Foi formalizada no início dos anos 2000 através de um documento que se chamou o “Manifesto ágil” que priorizou a organização dos princípios e valores que caracterizavam esse modelo de gestão em vez de desenharem um único método que serviria para todas as situações, em todos os lugares do mundo.
Com base nisso, vamos então trocar uma ideia sobre o SCRUM, um dos frameworks ágeis que surgiram a partir dali.
As equipes de projetos sempre tiveram grandes desafios. Talvez o principal deles sempre foi a conclusão ou desenvolvimento de produtos e serviços de maneira rápida, ágil, otimizando recursos e verba.
Para que esse desafio seja enfrentado com sucesso, é preciso encontrar métodos de desenvolvimento de produtividade e organização do time. Foi daí que surgiu um dos modelos de gestão ágil: o SCRUM. Ele foi desenvolvido pelo Jeff Sutherland, que foi um dos participantes da reunião do Manifesto Ágil.
Esse modelo é dividido em etapas que buscam diminuir o tempo de entrega do projeto, aumentando a flexibilidade da conclusão das atividades. Como assim? A ideia do SCRUM é proporcionar uma finalização mais rápida do projeto, mas com bastante qualidade, otimizando os recursos humanos e materiais. Ele é ótimo para potencializar o trabalho em equipe, pois possui foco no cumprimento dos prazos estipulados por meio do acompanhamento da evolução do projeto. Aqui, é impossível não trabalhar com o espírito de um time, sabe?
Olha, em um primeiro momento, vai parecer complicado para quem nunca trabalhou com o método, mas logo, logo, você perceberá que é tudo uma questão de prática.
O que ele faz? Ele pega os valores ágeis e os coloca num formato de rotina. Basicamente ele estabelece uma rotina que um time de trabalho tem que cumprir para que os princípios e valores ágeis sejam entregues na prática.
Transparência: estamos a todo momento deixando claro o que está sendo feito, qual é o status do que está sendo feito, se será cumprido ou não.
Inspeção: é feita de maneira constante para verificar a adaptabilidade. Vamos rever a todo momento nosso plano para verificar as mudanças e adaptações que precisam ser feitas durante o caminho.
Adaptação: a partir da inspeção, precisamos realizar as adaptações necessárias para que nosso objetivo final seja cumprido.
Porém, de nada adianta optar por um modelo de gestão ágil e aplicar num time que não possui os valores de:
Lembra que mencionamos acima que é impossível aplicar o método do scrum sem ter um espírito de time, de equipe? Pois então! É imprescindível que o time tenha esses valores em cada um e para com um todo. E vale ir mais além: se a equipe não tem esses valores como equipe, você pode querer aplicar o método que for, não vai funcionar, líder!
Sabemos que na teoria é tudo lindo, mas como fazemos para colocar o método para funcionar na prática? É mais simples do que aparece: por definição de papéis.
Vamos trazer aqui os nomes-padrão que se usa no mercado para que você conheça os termos, mas não se apegue a eles. É muito melhor que você entenda a responsabilidade e função de cada papel, ok?
Nada mais é do que o dono do projeto, que também pode ser o líder ou gerente do projeto, sendo o responsável pelo objetivo final do produto. É ele quem vai estruturar as demandas para o time: entender o que o cliente está precisando, qual a demanda que precisa ser priorizada, detalhar para o time o que precisa ser feito em cada uma das sprints (falaremos mais à frente).
Por conta disso, é esse cara que tomará as principais decisões sobre o processo de desenvolvimento daquele projeto, sendo o principal responsável pelo sucesso na conclusão do produto.
Ele será o responsável por auxiliar o time a entender sobre os princípios, valores e como funciona a metodologia Scrum, pois ele estará zelando pela rotina criada e ajudando que ela aconteça na prática, pois esse método exige bastante disciplina. É uma das funções mais importantes para que o método tenha sucesso em uma organização. É uma liderança servidora.
Pode parecer desnecessária essa missão olhando assim de fora, mas não é. Essa missão não é pequena e extremamente importante, pois é ele quem vai tirar os empecilhos que estão atrapalhando as entregas do time e ajudar o time a se desenvolver.
Em algumas empresas, o Scrum Master pode ser um líder hierárquico, mas isso não é uma obrigação do método. Mas se você já tem um time criado, você pode, sim, se colocar na posição de Scrum Master, ok?
O Scrum Team são todos os profissionais que formam a equipe responsável pela conclusão daquele projeto. Ou seja, o seu time mesmo. Mas estamos falando aqui de um time multidisciplinar, portanto, não é um time que só consiga fazer um pedacinho do projeto. Claro que, se o seu time faz parte de um projeto muito maior da empresa, tudo bem. Mas se você estiver aplicando o scrum no seu time como método de gestão ágil, o seu time precisa ser multidisciplinar por natureza, ok?
Se você é um líder que quer aplicar esse método dentro do seu time, por mais que você não tenha todas as ferramentas necessárias e a lógica perfeita da multidisciplinaridade, você poderá aplicar minimamente as rotinas do scrum no seu processo de forma adaptada. Assim, com certeza, você já vai elevar o nível da sua gestão.
O scrum é a construção de uma rotina repetitiva e constante de um time, com papéis e responsabilidades claros para melhorar as entregas.
Aqui, eu vou apresentar os termos, mas o importante é conhecer a lógica das cerimônias, das rotinas, ok? Vamos lá!
Eu preciso saber a lista de pendências daquele time. Tudo o que o time precisa entregar: um projeto, uma melhoria, tarefas de rotina, enfim. Todas essas entregas precisam estar numa lista, que se chama Product Backlog, e é organizada pelo Product Owner. O melhor é trabalhar essa lista trimestralmente. Ah! Estamos falando de macro tarefas, tá?
É o período de tempo em que você se compromete a fazer um ciclo SCRUM completo. Recomenda-se que as sprints sejam de 1 até no máximo 4 semanas. E, dentro desse período, são determinadas quais as entregas que devem ser feitas. Avalie qual periodicidade se adapta mais à rotina do seu time/processo. Se para vocês for melhor a cada 15 dias, faça a cada 15 dias. Portanto, se optar por 15 dias, significa que a cada 15 dias, é necessário que o ciclo completo ocorra, ok?
No início do seu sprint, você vai trabalhar o sprint planning. É o momento do planejamento. Vocês vão pegar a lista criada (product backlog) e verificar o que precisa ser entregue dentro da sprint que está iniciando (que foi o período do ciclo que você definiu, lembra?). Deixe o time discutir junto e verificar as prioridades para serem executadas neste período, sempre considerando a capacidade do time. Quando existirem mais tarefas que capacidade, crie uma forma de priorização que considere aqui o que realmente entregar maior valor para o negócio.
Da reunião de sprint planning, sai o sprint backlog, que será o compromisso daquele time do que realmente será feito durante o ciclo de 15 dias. Você vai dividir entre o time quem vai fazer qual tarefa da lista que veio do backlog. Portanto, transformar uma tarefa que era macro, em várias tarefas micro. O time aqui já está engajado, sabia? Porque ele mesmo se organizou, entendeu as prioridades até aqui e vai se comprometer mais facilmente para as entregas, pois sabem da importância que cada um terá nesse processo.
É uma reunião diária que deve ser extremamente rápida, algo de 15 minutos,na qual o time com seu Scrum Master vão realizar a inspeção do andamento das entregas comprometidas realizando essas 3 perguntas:
O time vai trazer as dificuldades que estão tendo, os empecilhos que estão tendo também. Se o time por si só consegue resolver essas questões, o Scrum Master fica ali, quietinho, só observando. No entanto, se ainda não existem recursos para o próprio time conseguir resolver, aí é papel do Scrum Master entrar no circuito e “correr atrás” para retirar os empecilhos que impedem o avanço do time.
O papel do time é estar focado em fazer as entregas e o papel do Scrum Master é ser um facilitador.
Isso acontece todos os dias, ok? É a reunião diária de 15 minutinhos.
Ah! Importante ressaltar aqui que quando falamos de inspeção, não estamos falando de microgerenciamento, ou seja, verificar se o colaborador fez ou não fez. É criar um ambiente de colaboração e apoio mútuo.
No final da Sprint, acontece a sprint review, que é uma reunião de revisão. O propósito dessa cerimônia é reunir e fazer uma inspeção sobre o que foi entregue sob o olhar do cliente. É o momento, na medida do possível, claro, que você deve se reunir com o cliente e coletar seu feedback em relação a tudo que foi entregue na sprint. Isso é muito bacana! Dentro do seu ciclo do Scrum, você terá a oportunidade de mostrar ao seu cliente os avanços do projeto, por mínimo que seja.
Como o cliente está caminhando junto com o time e dando feedback constante, os ajustes solicitados não se tornam tão impactantes, pois a cada sprint se fazem as adaptações necessárias sob o olhar do cliente, para a gente não chegar no final do projeto desse jeito aqui ó:
A retrospectiva, para mim, é uma ferramenta poderosíssima, independente se você vai querer ou não aplicar o scrum. Mas, então, o que seria esse sprint? É um momento com o time no final do sprint completo onde um olha para o outro e pergunta: no que a gente pode melhorar? Aqui cabe o velho e bom post-it para deixar o time livre e à vontade para contribuir com o que vem à cabeça. Aqui é momento de lições aprendidas, do que se deve continuar, do que deu muito certo, do que não deu, entre tantas outras. Toda e qualquer pergunta aqui é muito válida, pois faz o time pensar junto e colaborar.
Erros sempre vão existir, mas esse momento aqui não é para ninguém apontar o dedo para ninguém. É entender que houve o erro e entender no que se pode melhorar para que não haja uma repetição.
Gente, eu sou Scrum Master certificada e posso garantir para você: a primeira sprint será um desastre, por quê? Temos 2 motivos, vamos lá:
Na segunda sprint, o colaborador já começa a enxergar os pontos positivos, a ver que o Scrum Master está ajudando ele a tirar os empecilhos do caminho, entre outros. A percepção de que as coisas estão caminhando mais rápido e fluidas vai animando o time e ele vai se envolvendo, vai progredindo. O detalhe aqui é:
Destaque: A cada sprint, você vai entregando melhor que na sprint anterior, pois não existe melhor motivação do que o próprio resultado.
Seguem alguns benefícios de você optar em aplicar o método scrum:
Os colaboradores ficam mais próximos e têm a oportunidade de trocar conhecimento com os colegas.
Cada sprint precisa do comprometimento de cada um da equipe para ser concluído. Aumenta o entendimento da importância de trabalhar em equipe, sempre colaborando uns com os outros.
Com o Daily Scrum a equipe é desafiada a encontrar soluções em conjunto, estimulando a criatividade durante a solução de problemas.
Como tudo tem um prazo e exige um trabalho em equipe, a produtividade aumenta porque sabem das suas responsabilidades e as reuniões permitem que o time entenda a raiz do problema de maneira mais rápida e trabalhem para resolvê-lo.
Aqui é totalmente possível porque há um melhor aproveitamento dos recursos humanos e materiais porque não existe (assim esperamos) retrabalho. Por conta disso, o projeto é finalizado com mais rapidez.
Gente, o SCRUM funciona! Talvez no começo haja alguma resistência do time, mas se busca colher os resultados de uma maneira eficaz e engajar ainda mais o time, pode aplicar esse método sem medo.
Gostou do artigo? No próximo vamos contar um pouquinho sobre o modelo Kanban.
